WSPÓŁPRACA Z MEDIAMI czyli żyj w przyjaźni z czwartą władzą

W Polsce nazywamy je czwartą władzą, bo w wielu sprawach dotyczących życia społecznego mają wielką moc opiniotwórczą, a co za tym idzie i sprawczą. Dla tego z mediami: prasą, radiem, telewizją i tym najmłodszym dzieckiem medialnego świata – Internetem warto współpracować, być w nich obecnym. Bo kogo nie ma w mediach ten we współczesnej rzeczywistości nie istnieje. Można robić wspaniałe rzeczy, realizować wartościowe projekty, ale jeśli nie odnotują ich media, to jakbyśmy nic nie zrobili. W mediach można obecnym na zasadzie starego powiedzenia: Nie ważne, co o tobie mówią, ważne żeby mówili lub świadomie, w profesjonalny sposób kształtować swój wizerunek. To drugie jest to niezwykle trudne wymaga określonej wiedzy i doświadczenia. Postaram się przekazać choć podstawowe praktyczne informacje na ten temat, które mogą pomóc Wam n we współpracy z mediami.
RZECZNIK PRASOWY STOWARZYSZENIA – nasz człowiek do zadań specjalnych
Pracą z mediami nie mogą zajmować się wszyscy. Nie możecie jej też zrzucić, jak wiele innych spraw na Waszą Liderkę. Owszem Ona, jako najczęściej najbardziej rozpoznawalna osoba ze Stowarzyszenia, zwykle reprezentuje Was w mediach. Ktoś jednak powinien Jej te wystąpienia zorganizować. Rozejrzyjcie się, która spośród Was posiada predyspozycje w tym kierunku – potrafi pisać, wypowiadać się publicznie, jest komunikatywna, kreatywna no i potrafi sprawnie posługiwać się Internetem. Z pewnością jest taka osoba w Waszym gronie, to będzie rzeczniczka prasowa Waszej organizacji.
WARSZTAT PRACY, czyli w sieci
Rzeczniczce musicie zapewnić warsztat pracy, czyli dostęp do telefonu i Internetu, bez tego we współczesnym świecie, gdzie wszystko dzieje się szybko i za pomocą sieci internetowych, nie będzie miała szans na skuteczne funkcjonowanie. Dobrze byłoby, gdyby rzeczniczka miała swoją odrębny adres mailowy.
Rzeczniczka powinna tez zostać wyposażona w wizytówkę z logo Stowarzyszenia i niezbędnymi danymi kontaktowymi.
BAZA KONTAKTÓW – nasz skarb
Pierwszą ważną rzeczą, o którą musi zadbać rzeczniczka jest stworzenie bazy kontaktów tele-adresowych mediów. Jakie informacje powinny się w niej znaleźć? Przede wszystkim należy ustalić listę redakcji – prasowych, radiowych, telewizyjnych, internetowych – z którymi trzeba, warto współpracować. W naszym wypadku będą redakcje mediów lokalnych, ogólnopolskich, czasopism kobiecych oraz innych pism, a także portali zajmujące się problematyką zdrowia. Trzeba dowiedzieć sie, kto odpowiada w nich za zagadnienia zdrowia, czyli jaki dział, a w nim konkretna osoba czy osoby. Jest to niezwykle trudne i żmudne zadanie, ale jego wykonanie ułatwi nam dalszą systematyczną pracę, nie będziemy zdani na chaotyczne działania. Baza kontaktów to podstawowe narzędzie pracy, należy ją stale aktualizować i poszerzać. Warto zadbać, aby w przyszłości nasze kontakty z dziennikarzami, reporterami, wydawcami, którzy znaleźli się w naszej bazie przerodziły się z wirtualnych, mailowych, telefoniczny w bezpośrednie. Przedstawić się takiej osobie przy okazji najbliższego spotkania, wymienić się wizytówkami, zaprosić do współpracy. Utrzymywać z nią stały kontakt, informować na bieżąco o tym, co dzieje się w Stowarzyszeniu i próbować zainteresować pisaniem o tym.
NOTKA PRASOWA, czyli zwięźle i na temat i po polsku
Notka prasowa, to podstawowa forma wypowiedzi, jaką posługujemy się w kontaktach z prasą. Jej podstawowe cech to: zwięzłość, precyzja w podawaniu faktów, jasność stylu. Czyli proste odpowiedzi na pytania: CO?, GDZIE?, KIEDY?, W JAKIM CELU?, Z CZYIM UDZIAŁEM? Podstawowym błędem językowym, jaki popełnia się sporządzając notkę jest rozpoczęcie tekstu od: Dnia 4 maja... Nie zaczynamy zdania od słowa dnia. Podajemy konkretną datę: 4 maja… lub najlepiej: W najbliższy piątek 4 maja… Pamiętajcie też o tym, że istnieją wyrazy bliskoznaczne i nie powtarzajcie zbyt blisko siebie tych samych słów. Jeśli profesjonalnie przygotujecie notkę i dziennikarz nie będzie musiał jej pisać od nowa z pewnością ją zamieści.
Jak od strony technicznej przygotować notkę prasową? Najlepiej w Wordzie lub innym edytowalnym programie, w otwartym pliku. Do notki trzeba załączyć logo stowarzyszenia w wersji wektorowej/zamienione na krzywe (też do końca nie wiem, co to znaczy, ale tak ma być) lub w postaci JPG, ale jako dużo „ważący” plik. Warto też załączyć, jeśli mamy, zdjęcie związane z tematem notki, które także musi mieć odpowiednie parametry techniczne, czyli rozdzielczości co najmniej 200 dpi, co w praktyce oznacza, że powinno „ważyć” ponad 1 MG. Jeśli przesłane przez nas logo lub ilustracja nie będą spełniały tych wymogów technicznych, z pewnością nie zostaną zamieszczone, bo wyszłyby z nich w druku rozmyte plamy. Czasami jesteśmy proszeni o przygotowanie tekstu określonej objętości, którą określa się liczbą znaków ze spacjami (przerwami) lub bez. Nikt już nie prosi o stronę lub pół. Program Word pokazuje te dane, trzeba tylko włączyć odpowiednią funkcję.
Co zrobić, aby nasza notka ukazała się w druku? Na pewno nie wysyłać jej w ostatnim momencie, dzień przed wydarzeniem. Najlepiej wysłać – w zależności od rodzaju pisma gazeta codzienna, czy periodyk – dużo wcześniej. Trzeba też zapytać osobę, z którą współpracujemy, kiedy jest końcowy termin dostarczenia materiałów i przypominać, zagonionym, zapracowanym redaktorom, że wysłaliśmy im materiał. Niestety gazety codzienne mają też zwyczaj zamieszczania informacji o naszych akcjach najczęściej w dniu, kiedy się one odbywają, a to jest zwykle za późno. Wszyscy zwykle maja już jakieś plany na ten dzień. Powinniśmy się starać, by nasza informacja ukazała sie z wyprzedzeniem i to kilka razy.
ARTYKUŁ, WYWIAD, ROZMOWA, MOJA HISTORIA – czy to są moje słowa?
Często dziennikarze zwracają się do naszych stowarzyszeń z prośbą o pomoc w przygotowaniu artykułu, wywiadu, rozmowy, czy tekstu nowego gatunku, który określam mianem mojej historii (historii mojej choroby). W tym wypadku sprawy warsztatowe zostawmy autorowi, ale koniecznie zastrzeżmy sobie prawo do sprawdzenia faktów, czyli do autoryzacji tekstu. W jakim zakresie mamy do tego prawo? Jeśli autor nas cytuje lub powołuje się na nasze wypowiedzi, powinien nam te fragmenty tekstu przedstawić. Niestety praktyka dziennikarska bywa różna, piszący często nie dopełniają tego obowiązku lub ustawiają nasze wypowiedzi w takim kontekście, że znaczą one zupełnie coś innego. Takiemu dziennikarzowi należy podziękować za współpracę. Za to doceniajmy profesjonalistów, rzetelnych dziennikarzy, dbajmy o kontakt z nimi.
TELEWIZJA, CZYLI WYSTĘP „Z ŁAPANKI”
Jeszcze gorzej jest w przypadku telewizji, zwłaszcza newsowych programów. Zdarza się, że przy okazji jakiegoś spotkani czy konferencji jesteśmy proszeni o wypowiedź na jakiś temat zupełnie bez przygotowania, z przysłowiowej „łapanki”. Nie dajmy się jednak zaskoczyć śpieszącej się reporterce. Poprośmy o moment na koncentrację, przejrzyjmy się w lusterku, weźmy głęboki oddech i … wykonajmy ten skok w nieznane. Nigdy bowiem nie wiadomo, co z naszej wypowiedzi się ukaże. Co wytną, co przemontują tak, że sami się zdziwimy, że mówiliśmy takie rzeczy... Dlatego przed wypowiedzią do kamery trzeba się upewnić na jaki temat mam mówić, chwilę się zastanowić i przygotować w głowie 3 zdania, nie więcej. Nie piszmy też na kartce, czy tablecie gotowego tekstu, bo wypowiedź będzie sztywna, nienaturalna. Trzeba również dopilnować, żeby nie przekręcono naszego nazwiska oraz nazwy naszej organizacji i na początku przedstawić się – kim jesteśmy i kogo reprezentujemy. Jeśli w pobliżu stoi roll-up, wisi baner naszego stowarzyszenia, ustawy się na jego tle, albo chociaż przypnijmy nasze logo, nasz amazoński łuk. I jeszcze jedno, radzi się, aby osoba wypowiadająca się w mediach była uśmiechnięta, pogodna. W naszym wypadku, kiedy mówimy najczęściej o tak trudnych sprawach jak choroba nowotworowa, do tej rady trudno się zastosować, ale należy pamiętać, aby nie poddawać się też emocjom i mówić spokojnie, rzeczowo, na temat., wtedy nasza przekaz najlepiej dotrze do widza.
Ważna uwaga techniczna – mówcie zawsze do dziennikarza, nie do kamery.
KONFERENCJE, konferencje
Konferencja prasowa, to zwykle duży wysiłek organizacyjny i praca merytoryczna. Jej celem jest bezpośrednie spotkanie z dziennikarzami i przekazanie ważnych informacji np. o rozpoczęciu nowej kampanii. Jeśli nie korzystamy z profesjonalnego wsparcia agencji PR, to naszej rzeczniczce powinny pomóc inne osoby ze Stowarzyszenia. Trzeba przede wszystkim ustali harmonogram prac, osoby odpowiedzialne za ich wykonanie, scenariusz oraz listę ekspertów, gości, którzy wystąpią podczas konferencji, a także budżet. Zastanowić się, czy nie będą nam potrzebni sponsorzy i jak ich pozyskać. Jeśli okaże się, że mamy środki finansowe zaczynamy od sporządzenia listy zaproszonych dziennikarzy na podstawie bazy kontaktów. Później wysyłamy, co najmniej na 2 tygodnie wcześniej, a najlepiej miesiąc przed konferencją zaproszenia. Jeśli ma być elegancko – wysyłamy drukowane, papierowe zaproszenia pocztą lub jeśli nie mamy funduszy – zapraszamy dziennikarzy mailem. W obu wypadkach trzeba zadbać o staranną oprawę graficzną i podanie agendy konferencji. Na tydzień i na dzień wcześniej przed konferencją trzeba o niej przypomnieć mailem dziennikarzom. Należy też zadbać o odpowiednią salę, która pomieści zaproszoną liczbę osób, o sprzęt audio-wizualny i wystrój – banery, roll-upy, tabliczki z nazwiskami ekspertów, gości. Jeśli jest to możliwe przygotować osobny pokój lub miejsce, gdzie dziennikarze radiowi, czy telewizyjni będą mogli w odpowiednich warunkach przeprowadzić rozmowy. Nie można zapomnieć o powitalnej kawie/herbacie i jeśli nas stać o poczęstunku. Bardzo ważne jest przygotowanie materiałów informacyjnych z konferencji, w tym komunikatu prasowego, czyli obszernej informacji dotyczącej tematu konferencji. Można przygotować materiały na nośnikach elektronicznych – pendrivach, które jednocześnie będą miłym upominkiem. Jeśli znajdą się na to środki w budżecie powinno się zadbać o profesjonalne udokumentowanie konferencji w formie zdjęć i nagrania filmowego. Następnego dnia nie zapomnijmy wysłać do dziennikarzy podziękowanie za udział w konferencji, będzie to jednocześnie przypomnienie o zamieszczeniu w mediach informacji. Można do nich dołączyć zdjęcia z konferencji i kolejne materiały, zawierające np. cytaty z wypowiedzi ekspertów, zaproszonych gości.
Komunikat prasowy/ informacja prasowa – powinien zawierać maksymalnie 10 tys. znaków ze spacjami. Komunikat składa się z czterech podstawowych części:
1/ TYTUŁ - jak najkrótszy, maksymalnie 5 słów. Jest to najczęściej nazwa akcji, kampanii, projektu.
2/ LEED – to wprowadzająca informacja w pigułce na temat tego, co będzie treścią tekstu, odpowiadająca na pytania: KTO? CO? GDZIE? KIEDY? DLACZEGO? PO CO? JAK?
3/ BACKGROUND – to zasadnicza treść informacji, w której wyjaśniamy DLACZEGO? Z KIM? KTO? W JAKIM CELU? ma miejsce dane wydarzenie, do kogo jest adresowane.
4/ INFORMACJE DODATKOWE I TŁO Tu podajemy kolejne informacje na temat wydarzenia, pamiętając by były one ważne, istotne, ciekawe, krótkie. Można tu zacytować (tekst kursywą po myślniku czy dwukropku) wypowiedź organizatora, eksperta, słowem autorytetu, który potwierdzi swoimi słowami rangę wydarzenia.
Komunikat powinie zawsze zawierać na końcu dane osoby, z którą można się skontaktować w celu uzyskania dodatkowych informacji czy materiałów np. zdjęć z konferencji.
NAJWAŻNIEJSZE:
Rzecznik zawsze powinien mieć przygotowaną aktualną informację o naszym Stowarzyszeniu.